Klauzula
informacyjna.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest OS Logistics Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Kapitańskiej 47A, 81-249 Gdynia, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000459794, NIP 586-228-22-98, REGON 221867950.

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się pod adresem sales@oslogistics.pl lub pisemnie na adres siedziby.

Kogo dotyczy klauzula i jakie dane przetwarzamy

Osoby kontaktowe, przedstawiciele kontrahentów i potencjalnych klientów: imię i nazwisko, firma, stanowisko lub rola, służbowe dane kontaktowe, treść korespondencji oraz informacje związane ze współpracą.

Uczestnicy realizacji transportu, w tym kierowcy, załadowcy i odbiorcy: imię i nazwisko, dane kontaktowe, dane pojazdu i naczepy, informacje o odbiorze i dostawie, a gdy wymaga tego charakter zlecenia lub przepisy — także niezbędne dane z dokumentu tożsamości, uprawnień albo dokumentów przewozowych.

Użytkownicy Strefy Klienta i systemów obsługi zleceń: imię i nazwisko, firma, adres e-mail, identyfikator lub nazwa konta, rola i uprawnienia, dane wprowadzane do systemu oraz techniczne dane bezpieczeństwa, takie jak adres IP, czas logowania i historia operacji.

Osoby korzystające z formularza WWW: firma, imię i nazwisko, adres e-mail, treść zapytania, parametry transportu i ładunku oraz podstawowe dane techniczne związane z bezpieczeństwem strony.

Skąd otrzymujemy dane

Dane możemy otrzymać bezpośrednio od Ciebie albo od podmiotu, w którego imieniu działasz. W toku realizacji usług dane mogą przekazywać nam również klienci, pracodawcy, załadowcy, odbiorcy, spedytorzy, przewoźnicy, agenci, operatorzy terminali, agencje celne i inni uczestnicy danego zlecenia.

Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od Ciebie, niniejsza część realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO.

Cele i podstawy przetwarzania

Dane przetwarzamy w celu przygotowania oferty, zawarcia i realizacji umowy lub zlecenia, organizacji transportu, odprawy, magazynowania, ubezpieczenia i rozliczeń oraz prowadzenia związanej z nimi komunikacji. Jeżeli jesteś stroną umowy albo podejmujesz działania przed jej zawarciem, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W przypadku przedstawicieli, pracowników i innych osób działających po stronie naszych kontrahentów podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO — polegający na sprawnym prowadzeniu współpracy, realizacji usług, zapewnieniu bezpieczeństwa, zapobieganiu nadużyciom oraz ustalaniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.

Gdy obowiązek przechowywania albo przekazania danych wynika z przepisów podatkowych, rachunkowych, celnych, transportowych lub innych obowiązujących regulacji, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymać upoważnieni pracownicy i współpracownicy OS Logistics, a także dostawcy hostingu, poczty, oprogramowania i bezpieczeństwa IT oraz podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, ubezpieczeniowe i płatnicze.

W zakresie niezbędnym do wykonania konkretnego zlecenia dane możemy udostępnić przewoźnikom, spedytorom, agentom, armatorom, liniom lotniczym i kolejowym, operatorom portów, terminali i magazynów, agencjom celnym, ubezpieczycielom, załadowcom, odbiorcom oraz właściwym urzędom i instytucjom.

Przekazywanie danych poza EOG

Ze względu na międzynarodowy charakter usług logistycznych realizacja zlecenia może wymagać przekazania niezbędnych danych odbiorcom w państwie spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zakres przekazywanych danych ograniczamy do informacji potrzebnych do wykonania transportu lub obowiązków prawnych.

Przekazanie odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub — w sytuacjach określonych prawem — wyjątków związanych z wykonaniem umowy. Informację o zastosowanym mechanizmie można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

Okres przechowywania

Dane związane z zapytaniem ofertowym przechowujemy przez czas jego obsługi i rozmów handlowych, a jeżeli współpraca nie zostanie podjęta — nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do obrony przed roszczeniami.

Dane związane z realizacją umowy lub zlecenia przechowujemy przez okres współpracy, a następnie przez czas wymagany przepisami oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Dane kont użytkowników przechowujemy przez okres aktywności konta, a po jego zamknięciu w zakresie niezbędnym do rozliczalności, bezpieczeństwa i obrony przed roszczeniami.

Twoje prawa

Masz prawo żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz — w przypadkach przewidzianych prawem — przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje kontaktowe organu są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

Dobrowolność i konsekwencje niepodania danych

Podanie danych w zapytaniu jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych jako wymagane nie będziemy mogli udzielić odpowiedzi ani przygotować rozwiązania transportowego. Dane niezbędne do realizacji umowy, zlecenia albo obowiązku prawnego muszą zostać podane w zakresie wymaganym dla danej operacji; ich brak może uniemożliwić wykonanie usługi.

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Ciebie decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływającego.

Bezpieczeństwo i aktualizacje

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne dobrane do charakteru danych oraz ryzyka przetwarzania. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji określonych zadań.

Klauzulę możemy aktualizować, jeżeli zmieni się sposób przetwarzania danych, zakres usług, wykorzystywane systemy albo obowiązujące przepisy. Aktualna wersja i data jej obowiązywania są publikowane pod tym adresem.